第六章 如何帮时间管理系统最优化

6-1 我们可以掌控的是目标选择与时间情境


经过前面五个章节的架构，我们打造了一套金字塔一样的专案管理系统，把事情都一一的安排到这个系统当中，并且创建了一套相对自动化的流程，可以帮助我们把该做的事情，以某种流程的设计自动呈现在我们的眼前，让我专注聚焦的去推动真正要做的行动。

已经打造出这样的系统了，还有没有什么可以进一步优化的空间呢？

让我们回到我常常讲的那个时间管理基本观念，我们想做、要做、该做的事情，永远多于我真正可以用来执行的时间。所以任何的时间管理系统都不是把事情摆上去就结束了，最终依然必须要做出我的选择。

事实上，有时候现实的环境是不可控的，会出现多少数量的专案跟任务，我们也很难在工作上自己全权决定，有些意外也不是我们自己可以完全控管的。这时候，在一个更进阶的时间管理系统里面，我们应该要做的，其实不是管理那些专案、任务跟行动，而是管理我到底要怎么做选择？

我真正可以掌控的是什么呢？从这张图来看，我真正可以掌控的只有两件事情：

・ 第一件事，是我为自己勇敢作出的目标选择。

・ 第二件事，是我在各种时间情境下，决定采取什么行动。



无论底下的专案、任务再怎么混乱，再怎么有意外，最终所有的路线归结到我这个执行者身上的时候，我能够做的，就是做出我的目标选择，以及我的时间情境选择。

时间管理的价值其实不是在预排出完美的时间表，而是一句很简单的话：“就是去做这个时间最适合做的事，并且逐步的走在自己的目标上面。”

时间管理系统其实是一个自我选择系统，接下来这个章节，我要搭配Evernote功能，试试看在这个系统当中，有没有办法帮助我做出这样子的自我选择。



6-2 真正需要的整理是：什么重要？如何行动？


前一段我们提到了，在时间管理系统的最后阶段，真正要做的整理，其实就是两种选择：

・ 第一种，选择到底什么是重要的。

・ 第二种，选择我现在应该如何行动。

所以其实这也回推到我们要怎么整理管理任务，一个最有效的专案管理，不会只是在分类，不会只是结束在排程，而是要能延伸到可以做出上述两种选择。

让我从自己利用Evernote建构的时间管理系统，举两个相对生活化的例子，来跟大家实际示范一下，我如何在这样子的工具上，进行我的重要性选择，以及行动选择。

如何做出有效的目标重要性选择？

我们常常很难判断什么事情重要，一个关键的原因，在于我们没有把“重要”，当作一种进度流程来思考。

这是什么意思呢？比如说，我有两个专案，一个专案还正在跟客户讨论想法的阶段，另外一个专案产品已经有了完整构想，正在紧锣密鼓的制作中。请问，这两个专案哪一个比较重要？应该是那个进入可以制作的专案，是相对重要的目标选择。

如果把事情用进度流程的角度来思考，那么判断重要性，会变成一件相对简单的事情。

那么Evernote中，可以把专案任务纳入这样的进度流程来管理吗？可以的。

让我举个例子，我自己有一套称呼为：“购物欲望清单”的管理方式。首先，我把所有想要买的东西都创建一个一个任务笔记。接着，我利用Evernote的标签功能，设计出三个进度流程标签：

・ 第一个进度叫做：想要，表示这个购物任务还在思考产品的优缺点，还在决定我的需求点，还在判断的阶段。

・ 第二个进度叫做：需要，已经进入了确认要购买的阶段，只是要等待一个适合购买的时机点。例如我想奖励自己的时候。

・ 第三个进度叫做：满足，表示这个任务已经进入了完成阶段，而我需要偶尔检验一下，那个已经购买的东西是否实用？有没有什么心得？下次如何判断比较好？

当我为自己的购物清单做出这样子的流程判断。我发现，就可以很清楚的选择出重要的东西是什么。当我想奖励自己的时候，我就排除那些额外的干扰，直接打开我的“需要标签”，去购买那些我已经判断好，真正值得购买的东西。



另外一方面，放在“想要标签”的那些笔记，我也可以一定程度卸下还没买他们的渴望，偶尔上去检查一下，思考一下上面的东西是否真的值得我购买。如果最后判断不值得，可以把这个任务笔记删掉。如果最后决定值得，就把想要的标签去掉，换上需要的标签。那么，等到真正要买东西的时候，又可以去购买那些真正判断为重要的东西。

这其实就是用进度思考，来取代重要性思考。

如何让自己知道什么时候应该推进什么任务？

尤其，这些所谓的什么时候，指得不是时间，而是各种情境适合做什么事情。

同样的，我来举一个自己真实的例子，看看我的如何利用Evernote的标签功能，设计出我的选择情境，来帮助我把某个生活中的专案处理得更好。

我在Evernote当中收集了非常多餐厅笔记，这些餐厅笔记收集的目的，是为了跟老婆约会、跟孩子一起吃饭的时候，可以去享受更多的美食。

这个专案，也利用我前面的系统整体逻辑，已经整理好了专案、任务、行动的层次，接下来，我需要做的是最终的选择判断：什么时候，我要是跟老婆和孩子去吃哪一间餐厅呢？

这时候我在Evernote的标签系统中，创建了下面这样子的标签（只列出一部份来解释）：

・ 重要日子

・ 值得再吃

・ 亲子餐厅

・ 牛排馆

这样的标签分类，看起来好像没有逻辑，但是对我来说它背后有我自己为他设定的逻辑，那个逻辑就叫做：“我要如何采取行动？”

在做这个标签分类的时候，我的思考点不是餐厅本身的属性，而是我在思考，我想要在什么情境采取什么行动？

・ 等我和老婆重要纪念日的时候，可以去吃哪些有纪念意义的餐厅？

・ 和朋友聚餐的时候，可以推荐他们什么好吃的餐厅？

・ 等我要带小朋友周末出游的时候，可吃什么美食？


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