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06.把效果好的项目置于优先位置

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▶用有限的资源最大化投资效果比

如果让你用一千万日元进行投资,你会打算怎么做呢?你可以选择股票投资、商品期货、不动产、存储等各种各样的方式。但是这些钱的总额都是有限的,所以在这个时候,你就必须有所取舍。

另外,今天的工作应该从哪里着手,这一“判断”是我们每天都要面对的课题。工作的优先程度可分为今天应该完结的工作、下周之前应该完成的工作,或分为紧急度、重要度高的工作和紧急度、重要度低的工作等。

我们每天面临着各种各样的选择,不时地也要追问自己怎样分配有限的时间和金钱并做出决定。

在这里,重要的是我们必须要决定选择什么,舍弃什么。如果毫无遗漏全部都要做,不仅不会得出预期的成果,而且还可能导致所有的事情都半途而废。

在我们周围,有很多人就是因为要做的事情太多了,以至都不知道该从哪里下手才好。也有部分人因为要做的事情过多,心里就失去了“轻松”,因而陷入了莫名的恐慌状态。这样的人都是不善于给要做的事情大致上排个顺序的。如果问他们:“哪件事是重要的?”

他们的回答都变成了这样的口头禅:“不管哪个都很重要,所有的事情是不分优劣贵贱的!”

我们经常会在有限的时间和金钱中,做出自己的选择。度过一天工作时间的方式、度过一天休息时间的方式,或者是奖金的使用方法等,有意识地去选择或是无意识选择,得出的结果是不尽相同的。

“不要什么都想要做,如果一旦决定下来做哪件事,就要集中精力去做。”经营战略论将其称为“选择和集中”,在逻辑思考里则将其称为“优先地位”。

▶优先地位

公司最终都是以提高利益为目标,因此需要做的课题也非常多。但是正因为这个原因,如果别人对你说“把你所能做的事情都去做”时该怎么办呢?这些看似都能做的事情,好像对提高收益都有很好的效果,但是一年以后再回过头来看,大多数的情况都变成了“做了很多这样那样的事情,但是好像并没有什么效果”。

逻辑思考面面观

* * *

不要这个那个都想做

有些人什么事情都想做,但是时间和金钱是有限的。所以不要有既想做这件事又要做那件事的贪心,只需要认认真真地做好应该做的事情。找到高效的位置在哪里,并对其进行轻重缓急的排列顺序,之后把计划一项接着一项地转变为成果。

如果单纯考虑提高收益的方式,有提高营业额和削减成本两种方法。

在这里我们对削减成本方面进行下述考虑。削减成本大致分为削减固定费和削减非固定费两种,然后还有材料费、外购费、人工费等。本节的重点课题将会把这些费用大致归纳为几类。

设置先后顺序

  抓住重要环节并贯彻执行

如果把削减材料费、外购费等明确作为公司的方针,全公司员工齐心协力,在明确的方针指导下,就可以推动实现削减成本的目标。

在这种情况下,将各项举措设置好先后顺序,翔实地梳理好整个课题可以取得显著成效。大家如果有非常多需要做的事情,也可以给各项事务标注上先后顺序,从重要的事务开始一项一项地落实到位。

▶ABC分析法

将重要的事项放置于优先地位的方法之一,就是ABC分析法。

例如,我们来思考一下如何提高营业部门的业务效率。当然现在有一些乐观的想法,如“在目之所及处,从你在意的业务开始进行改善,如果能促成良性循环就会变得越来越好”。但是这只不过像打地鼠游戏那样,就算进行改善也不会有什么惊人的效果。

首先,明确哪一业务需要花费多长时间是切实、高效推进业务改善的秘诀。ABC分析法就是解决这一问题的一个有力武器。

ABC分析法的工作原理是制作帕累托图[2],是为了判断业务先后顺序的工作方法。关注那些需要花费大量时间的作业,然后对其进行彻底的改革,就能获得用很少的劳动力缩短大幅时间的效果。根据测定的作业时间,把A群设为最重点管理群,B群设定为重点管理群,C群设为非重点管理群,重点管理更重要的部分。

要实现业务的效率化,首先要调查什么样的作业会消耗多长时间。因为长时间地进行实际测量也是不可能实现的,所以要依靠员工的记忆来记录一个月内或者一年内的作业时间和其他所需时间。

把记录表回收起来汇总各项作业时间,来制作帕累托图。纵轴为作业时间量,横轴为作业项目。如下图所示的帕累托图是按照作业时间长短由左到右依次排列的。依照帕累托法则,前20%的作业项目花费的作业时间约占全体作业时间的80%。因此,即使只对前20%的作业项目进行改革并且忽视剩余的80%的作业项目,也可以获得相当高的改善效果。

下图是营业员制作估价单、汇总销量等活动需要花费的时间,清楚地表现了营业员为什么不能专注于本职的接单工作。这个问题的解决对策可以是进行业务标准化,或是利用电脑对营业事物进行彻底地合理化,这些举措都可以提升营业员的工作能力。

基于ABC分析法在高效处设立目标



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