第二章 应该创建怎么样的任务管理系统？

2-1 以少驭多，创建你能够驾驭的系统


经过前面步骤，我们设定好要建造的系统的最终目标。

接下来，我们就根据这些目标，来设计这个系统应该具备哪些功能。这样一来，最后就将这些功能一一实现，就能打造出一套流程，这套流程就是我们这本书所要创建的任务管理系统了。

所以接下来我们要问自己，我需要的时间管理系统，要具体解决哪些问题？他的正确流程是什么？应该具备哪些功能呢？

这个顺序，其实也是我们在实现各种目标、专案、一个有价值任务的时候，应该遵循的顺序。

我们不是埋头到一大堆杂乱的事情中去苦干，这样虽然也能可能解决一些问题，但会花上许多时间、浪费很多精力，甚至很有可能走错方向，导致最后感觉自己在瞎忙。

这个顺序非常重要：

・ 第一步，永远都是先设定好自己到底想要达成什么目标。

・ 然后根据目标，进一步设定我们需要什么样的功能，或是需要完成哪些阶段性成果。

・ 然后我们才开始安排我们的行动，去把这些功能、成果逐步的实现。

这样一来，我们才不会陷入杂乱中，最后我们就可以达成或趋近我们想要的，即使可能遭遇什么重大意外失败，起码我们会明确知道自己做了什么，怎么失败的。

为什么我们做的待办清单总是最后失效？

那么针对这本书想要完成的子弹任务管理系统，我们第一个要打造的功能是什么呢？

我的设定是，第一个要达到的功能是一个可以“以少驭多、以简驭繁的系统。”

什么是以少驭多呢？让我先从下面这个例子来解释，我们先来看看，一般的待办清单管理方式，可能面临什么样的问题，导致最后我们获得的是一个杂乱、失误、做不到的清单呢？

我们可能平常会这样做，整理待办清单的时候，很自然的会把日常当中随时出现的、需要去做的行动，一一的列在待办清单上。但是，这正是问题所在！

什么？你会说难道不是要这样子吗？待办清单不就是把准备要做的事情全部写上去吗？这样的方法有什么问题呢？Esor不是说要清空大脑，我们就是在清空大脑，把所有杂事写到待办清单啊？

但是，这样做的方法的问题就在于，我们还是停留在管理那些工作、生活中不断出现的杂事的状态。我们在一件一件杂乱的事情上去做管理，在一堆混乱的状态中去做管理，杂乱依然混乱，怎么能够进入高效率的状态呢？

这样的待办清单，就算我这个当下暂时先把混乱的杂项事物列得整齐了，只要新的杂事出现，只要新的意外加入，那么这个整齐状态，就会很快的再回到混乱的状态。

这就好像在家里打扫的时候，只把书桌上那些散落的文具、文件，杂物，全部都先塞进抽屉里，把丢在床上的衣服，找最近的柜子、衣柜全部塞进去，让眼前看起来好像是恢复整齐的样子。但是我们都知道，我只是把一堆垃圾，原封不动的摆到另外一个暂时看不到的地方而已。

杂乱还是杂乱，垃圾还是垃圾，一样缺乏系统。

于是我们才会发现，书桌、卧室很快的在一两天之内就恢复杂乱，我要用什么文具找不到，新加入的文件继续堆积在书桌上，每天回家之后脱下来的衣服，没有一个简单固定的摆放位置，继续先放在床上、椅子上，很快的床上、椅子上也恢复混乱的状态。我们开始感觉，自己一直在整理，但整理永远只有当下的效果，而且很快就会恢复杂乱。

这不是整理的问题，而是我们只是在整理杂物，而不是在整理系统。

这也就是时间管理上，单纯列出待办清单会遇到的问题。

或许我们做到把杂事移出大脑，但是我们没有先创建系统来安放这些杂事，来判断这些杂事应该放入什么位置中。

于是，一堆杂事只是从大脑的混乱状态，原封不动的移到一个外在的清单上，但是依然是混乱的状态。

这样确实可以减轻一些大脑的压力，但还不是我这边想要追求的真正的大脑减压！

因为这样做，只会让我们回头去面对那份待办清单的时候，依然是充满压力，依然是混乱和焦虑，而且就像书桌的整理一样，当事情不断的涌现出来，待办清单一定很快的就会进入更杂乱的状态。

我们优先管理专案，而非陷入清单中

仔细的回想看看，这是不是我们自己在现在的时间管理方法上，常常遭遇到的问题呢？

这时候我们需要创建的是一套以少驭多的系统，我们不要在那一群混乱的杂事上面去执行，而是把他们先归结到、关联到、聚焦到那些最终的专案目标上来做整理。

如果杂事有一百件，经过这样的整理后，会发现他们其实关联到三个专案、目标。

我们可以在系统中把这个脉络理清楚，最终我们就只要在三件事情上面进行掌控即可，也就是那三个专案目标，只要管理好这三件事情，那么，那下面关联的那一百件杂事，自然也就管理好了。

你说，是不是这样呢？

而这样的管理系统，将会让你变得更加轻松，变得更加聚焦，同时也变得更加有效率。



案例：一个以少驭多的系统

让我来快速展示一下这个系统最终完成的效果。

说个真实发生的故事，之前我和老婆遇过一个情况，某一个月，我们刚好遇到月中要搬家，月底要出国自助旅行，加上我和老婆都是上班族，还有许多工作上的事情要处理。那时候，我们都觉得很焦虑，因为每天感觉都有忙不完的事情，以及不断跑出来的新任务。

如果我们只是任由事情不断跑出来，那我们的任务清单面对的是一个一个杂事，这些杂事之间有些是相关的，也些是不相关的，有些有前后顺序，各自有不同的轻重缓急。

但是他们原本的状态是混乱的，而这样的混乱，其实会让我们没办法做出最正确、最高效率的选择。也根本无法做出判断。

于是那时候，我们找了一个周末，两个人一起坐下来，把我们必须在这个月解决的最重要专案列出来，对我们两人来说，共同的必要专案是：搬家、自助旅行。然后我们也有各自工作上的必要专案，可能是一个课程，或是一个产品开发。

确定好了专案后，我和老婆开始把目前累积的所有待办事项，不是排行动清单，而是先排入专案当中。

・ 这件事情是搬家、自助旅行，还是产品开发专案的事情？

・ 然后把相关的事放在
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