第四章 任务子弹“组织”成专案系统

4-1 可以专注目标的专案管理系统


经过了前面一个章节的练习，掌握了时间管理系统中最核心的枢纽，也就是一个一个“任务”，透过创建一个包含了具体成果、拆解行动的任务笔记，现在我们可以开始去推动这些任务了。

不过，虽然这样的任务是时间管理中的基本单位，但是如果只是在任务层做管理，那还是远远不够。

任务的数量，往往依然会很庞大，我们最终必须要决定，哪些任务要优先完成？哪些任务必须在时间不够的情况下舍弃？什么样的任务这时候去执行最好？会为我自己带来最大的效益？

更重要的是，如何知道自己每一天最应该专注的目标是什么？即使当各种事情不断意外发生的情况下，我们也能够保持在自己的道路上，或者起码懂得如何去修正自己的道路。

而这时候，我们就必须要把任务的视野再往上提高一层，进入到专案的视野去做管理。

任务子弹，为什么要从专案视野去管理？

举个例子来说，我要规划一个Evernote子弹笔记课程的“课程大纲”，我要设计一个课程的“报名网页”，我要请设计师画出课程的“主图”，我要跑课程后面的“手续行政流程”，我要“测试许多Evernote的管理功能”。这些其实都是独立的任务，他们有各自可以达成的成果，需要用一则一则不同的任务笔记来拆解，但是他们背后也关联着一个更大的共同目标，就是希望成功开办：“Evernote子弹笔记课程”。

或者以生活上的例子来举例，搬家之后我想为小朋友“规划一间游戏室”，今年的连假想要安排一次“亲子出国自助旅行”，有许多预排好的“孩子打预防针时程”，要开始准备小孩子“上幼稚园需要的资料”，这些也都是一个一个有各自成果的任务，但是他们同样背后关联这个更大的专案、更大的目标，也就是：“育儿计划”。

这时候，除了要在任务层管理之外，如果可以直接从专案层管理，那么我们只要能够掌握好“Evernote子弹笔记课程”、“育儿计划”这两个专案，我们就可以从一个更高的视野去做决定。

这时候我们才能判断，在这两个专案里面，那些任务的轻重缓急是什么？什么应该现在优先做？什么现在可以暂缓？有没有一些任务不在这两个专案中，那么这些任务是不是要先放下，以面干扰最大目标？

我们要打造一个系统的时候，就是想要打造一个可以专注目标的系统。接下来这个章节，我就要来进一步的分享，这样的系统如何在Evernote上面来实现呢？

两个Evernote功能，搞定专案管理系统

接下来我要应用两个Evernote功能，只要应用这两个功能，就可以在Evernote大量任务笔记里面，创建起我们需要的专案管理视野。

我先以下面这张图，来示范说明最终的效果是什么。



在图的最下方，就是任务层，表示的是一则一则在Evernote中独立的任务笔记、专案资料笔记，这样的笔记数量，即使我遵守着，一个任务一则笔记的整合原则，但是以我使用了十年的Evernote之后，我的Evernote当中也累积了上万则的笔记。

但是我不担心这会让Evernote系统变得很杂乱，因为接下来，大家看到图中间那一层，那就是专案层。

我会利用下面将介绍到的Evernote“标签”应用的功能，把相关的任务笔记、相关的资料笔记串联在一起，于是一万多则的任务资料笔记，可以归纳成数量更少的“专案分类”。以我的例子来说，这一万多则我十年来执行过、准备执行的任务，最终的分类其实也不过就是上百个专案分类而已。而其中很多是十年来已经做完的专案，有些是还没开始、只是筹备中的专案，真正当下进行中的专案，可能不过是二三十个。



最后，看到图的最上面那一层，只是把任务跟资料分类到一个专业里还不够，我还要另外创建一则管理笔记，我称呼他为这个专案的：“专案管理主目录笔记”。

在这个专业目录笔记当中，我利用Evernote的“记事链接”功能，把属于这个专案的每一个任务笔记，链接到专案管理的主目录笔记当中。

专案目录笔记就好像是一本书的目录页一样，但是这个目录有超链接的功能，当我打开专案目录笔记，我就可以看到这个专案的每一个阶段流程，链接到每一个流程里需要执行的任务，或者是执行时需要的资料。

我只要去掌握，每一个专案唯一的专案目录笔记，我就可以找到我需要的东西、不漏掉我需要的东西

这样一来，虽然笔记有破万则，但是最后一步一步的收纳归类，其实我每天可能只要在20几则专案目录笔记当中去做管理，甚至通常只要在五六则专案笔记当中做管理，基本上工作、生活就会在它们的轨道上面。

接下来这个章节，就是要利用Evernote具体的功能，实现这样的一个时间管理系统。



4-2 如何分类专案？Evernote标签应用


接下来，我们就来说明如何在Evernote这样的一个时间管理系统中，去对一则一则的子弹任务笔记进行“专案的分类”。

分类听起来是很简单的功能，但为了解决分类里的某个独特需求，我会建议：

不是用Evernote中的记事本功能来分类专案，而是用“标签功能”来分类专案。

为什么呢？让我们一起来思考看看。

一个任务常常跟多个专案有关

在分类的时候，其实我们常常遇到一个问题，只是我们可能没有想过要怎么具体的解决。

这个问题就是，一个资料、一个任务常常在多种专案、多种需求下都会需要使用到。

例如家里有一台吹风机，但是家里有两间浴室，在A浴室洗澡完会需要用那台吹风机，在B浴室洗澡完当然也想用那一台吹风机。那么，这时候这台吹风机应该放在哪一个浴室好呢？放在A浴室，B浴室就变得不方便。买两台吹风机，又变成不是每天都会用得到。摆在两个地点中间，变成两个使用起来都不方便。

工作专案、时间管理上，也会面临这样的分类难题。

我有一则任务笔记是：“Evernote子弹笔记方法测试”的心得笔记，是我不断实验、研究方法、调整技巧，然后获得的任务笔记。这则任务笔记可以用在我安排“Evernote课程”的时候，能够当做课程大纲。但是这个任务笔记也可以用在我要写一本“Evernote子弹笔记新
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